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华润“公司秘书”制度是依据香港和国内法律或企业管理要求,结合了香港公司的管理实践,适应华润集团法律管理要求而逐步建立起来的,是华润集团法律管理体系的特色内容,也是集团法律部三大职能之一。集团第二届法律工作会议对公司秘书制度进行了专题讲座,旨在集团内推行公司秘书制度。这也是集团法律部2011年的重点工作内容之一。

公司秘书的主要职能

对很多人而言,公司秘书还较为陌生。有别于一般处理文书的工作人员,他们在专业性方面的要求更高。在香港,公司秘书资格需要通过多门严格考试才能获取。公司秘书的职责主要是确保公司遵守相关法律和监管部门的规定或规则,包括上市规则,提交公司法规定须报送的各种信息,让董事局成员了解其法律责任,让公司及董事行为依法而行。香港联交所的《企业管治管理守则》订明了上市公司董事应取得公司秘书的意见并能享用其服务。这是为了确保董事会程序、规则及规例能够得以遵守。在英美法律体系下, 公司秘书的主要工作包括:协助实施董事局决定;向董事提供企业管治的意见;处理股权交易包括安排签发股票,支付股息;负责公司与审计师、律师、税务顾问、银行、股东联系;出席和准备董事及股东会会议记要;准备财务报告、预算;协商合同条款。

由于涉及财务和法律知识,因此公司秘书一般由公司的CFO或法律部主管兼任。公司秘书不是制作具体的财务报告、法律文件或法律意见书的人或机构;公司秘书是为协助董事局考虑或执行各事项而统筹安排相关财务、法律事务和信息的人或机构。香港上市规则订明上市公司公司秘书须符合某些规定,包括该秘书为香港特许秘书公会的普通会员、律师或专业会计师。H股上市公司的公司秘书也须符合该上市规则。除上述事项外,香港公司秘书特别是香港上市公司的秘书,还需负责草拟、填报上市公司股份发行的变动报告、董事利益申报等财务数据以外的其他披露工作。

作为华润特色的法律职能之一,华润集团的公司秘书除了具备基本的公司秘书职能之外,还承担着股权管理的基础管理职责,主要表现为绘制股权架构图及各项统计表格等工作。

国内公司秘书现状及常见问题分析

国内的有限责任公司没有设立公司秘书制度,而是将英美法律体系的公司秘书工作分散到不同的部门,也没有专门的训练,故相关工作的水平参差不齐。

1、公司秘书事务管理分散,缺乏系统性

根据集团法律部这两年的法律调查反馈发现,部分公司的秘书事务分属不同部门管理。(如下面图表)
2、法律部没有参与一些专业性较强的公司秘书事务

根据法律调查反馈的信息,部分利润中心的法律部没有参与如股本结构调整、股本的转让及注册资本的增加事宜,而由财务部全权负责。

3、不重视公司的章程

公司章程是一个公司的“宪法”,其拟定与执行应予以高度重视。经常出现的问题包括但不限于:公司没有按公司章程履行出具出资证明书,通过分红决议等义务。

4、董事的委任、变更不规范,缺乏统一管理

国内公司董事任期届满后,应及时更换或重新任命,否则该董事任职不合法。而很多公司在董事任期期满后,仅通过新的任命或续任决议,而不到工商机关作变更或续任的法定手续,致使不少“董事”行使的董事行为被认定为无效,其引申的问题就不是一个简单的追认决议就能解决的了。

5、董事会决议的制作不规范

对董事会决议,有些公司常按“谁当天在家就谁签字”的惯例进行签字,容易忽略有利益冲突的董事不能出席董事会、履行签字义务等问题。也容易忽略董事会决议的日期,而为补签倒签日期,有可能导致董事会决议被推翻。

集团内各成员公司长期忽略公司秘书等基础工作,暴露出该公司没有正视公司的“宪法”(章程),合规文化的基础自然也就薄弱。集团成员都是全资控股公司,暂时忽略该基础工作,风险还可控,但随着华润集团各公司通过并购实现快速扩张,公司数量增大、股权层级增多,极大地考验着原有管理团队面对越来越长的战线时的掌控能力,也考验着新旧管理团队设立处事法则的合理性和有效性。

建立一个有效的公司秘书制度有助于推动公司的企业管治。通过规范董事会审议事项 (议程)、议事规则,审议BU管理层或其下属企业须统一的事宜。议程涉及的事务及相关文件、信息,通过公司秘书传递到BU总部相关董事时,也同时让BU的职能部室、经营团队分析信息后,送呈相关董事评估,在下属企业董事会讨论通过。要达到这一目的,首先要在内地企业设立公司秘书机构, 让内地企业委任公司秘书。公司秘书不能只是基层工作人员,避免出现香港联交所2010年12月咨询文件中所述的现象:“公司秘书……多被董事会视为较次的雇员, 不会获邀请出席董事会。部分发行人故意委任较低级数雇员担任公司秘书,使其不便就董事会在政策及程序或管治事宜方面的权力提出质疑。”

根据集团“十二五”规划,集团与SBU要形成矩阵式管理模式,集团法律部与SBU、BU的法律部要实现职能对接。随着集团法律管理体系建设的不断深入,从2011年开始,各SBU法律机构要建立和完善公司秘书职能,以确保基础管理,推动合规文化的形成与发展,提升企业管治的能力与水平。

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