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开会应重实效


>>> 陈富兴 [华润啤酒]

为什么开会?开的是什么会?目的是什么?要解决什么问题等等?在开会前应先向出席者交待清楚……


近来我们一些公司的会议越来越多,办公会、调度会、质量会、安全会、骨干会,等等。一个会一开就是半天,几乎吞噬了我们管理干部1/3的工作时间。开会时间的长短,并不等于会议的效果。每一个问题的关键之点并不多,只要在讨论时抓住关键与重点,就无须花很长的时间。负责干部因开会而长时间离开工作岗位,必然耽误现场管理时间,这在管理上是绝不能允许的,这是一种资源的最大浪费。

效率的管理应从开会的时间管理开始。国外一些公司提倡站着开会,目的就是开短会,重实效。一个会议解决一、二个问题,解决落实好就行了,比内容讲了一大堆,根本不落实效果好得多。就笔者所见,在四川华润公司,目前会议效果最好的当属“经济活动分析会”,此会将公司成本构成中的各种消耗、费用分部门、车间列示出来,用投影仪投放在屏幕上,让与会者过目,正常变化不大的指标一晃而过,不正常或下降大的指标主持人抓住不放,叫负责人说出原因是什么?下次会议专看效果,采取措施否?还存在的什么问题?一追到底,促进了管理。此会时间不长,仅2个小时,但效果最好。使我公司吨酒成本由以前的860多元一吨,降到现在610多元一吨。一年就增效1000多万元。

开会是必要的,关键是要避免为开会而开会,是空谈而不落实的会。只要开得有目的,有效率,开会是可令参加者不“虚此一行”,而公司又可以获得丰收的。因此,为开会提以下几点建议:

明确会议目的。为什么开会?开的是什么会?目的是什么?要解决什么问题等等?在开会前应先向出席者交待清楚,使他们先有个思想准备。从而使多个脑袋在同一时间同时开动,一人计短,多人计长,在相互讨论交流中所产生的火花,可能产生足以燎原的创新意念,将原来平平淡淡的意念升华,化腐朽为神奇,最终达到会议目的。

会议主席要始终把握好会议主题和时间。一个会议是否浪费时间,是否有建设性、是否能达到目的,关键在会议主席。主席在开会前要做好充分准备,明确会议主题和内容,会中注意引领会议惊醒,注意观察,灵活发问,随机应变,把握中心。遇到喋喋不休、偏离主题的论者,须技巧地令他围绕主题,缩短发言。会议时间最好不要超过两小时,否则,与会者的注意力、理解力就会大大下降,甚至出现不耐烦情绪而影响会议质量。

克服一言堂。主席必须时刻提醒自己不成为一言堂主,否则开会便成为一面倒的训话,掌实权的主席可在各人发言后自行决定,但最起码要聆听人家的发言。

注意追查上次会议决议时间的落实情况。开会是检阅成绩促进工作的好时刻,每次开会都应翻看旧帐,看看上次会议的决定,布置的工作是否已照办落实,否则一却都只是空谈,失去了开会的意义。

不失时机围绕主题提问。最重要的就是主席必须懂得问些什么问题,什么时候问,发问是一门大学问,问得好的话可以掌握主动,将重要问题抽出来,令你易于入手,找到解决方法。同时,主席也使出席者占在相等的地位,并听取其意见,设法解除其警戒心,并经常谦虚地征求意见,以引出对方的资讯及不同意见。如果主席自认高人一等,而耻于无知,将无法使会议活泼,而失去其功能。

严格限制会议人数。根据会议目的,选定出席人员,可参加可不参加的人员一律不参加会议,彻底杜绝领导者陪会现象。有正职参加的没必要通知副职来。专项会议只通知相关人员。决不能见会都将中层干部通知到会,这是一种资源浪费。

开专题会议。很多繁杂的问题,如果在大会中提出讨论会浪费太多时间,且令一些事不关己的同事听得莫名其妙,倒不如由几名有关人士先开会作专题讨论,把事情辨个明白,为问题找出具体解决办法,再在大会中介绍及取舍,可节省不少讨论时间。

准时开会,“八点通知九点到,十点才能做报告”的会风是绝对要不得的,若参会者拖拖拉拉,就会耽误先到者的时间,将影响很多人的工作,增加会议成本。要使会议有效率,必须准时开会,一分钟也不拖延。

开会是领导者开展工作的重要工具,是相互沟通,贯彻上级指示、方针、政策、规定精神,反馈信息,研讨解决问题,在最短时间内做出最多决定的行之有效的方法,如果参会人事前做好准备,明确会议主题,在会中提出建议,经过讨论,大多数课题都可以做出决定,就能达到预期效果。


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